Arbetsbeskrivningar - Skrubba Koloniträdgårdsförening

Här kan du läsa arbetsbeskrivningar för styrelsens och andra roller inom föreningen.

Uppdaterad: 2021-09-28

Ordförande

Ordföranden väljs vid namn på Årsmötet av medlemmarna och är den som huvudsakligen företräder föreningen. Efter Årsmötet eller inom 14 dagar därefter ska styrelsen konstituera sig, d.v.s. fördela uppdragen inom styrelsen samt se till vilka som ska teckna föreningen, vilket ska vara ordförande och kassör var för sig samt att även övriga styrelsemedlemmar, två i förening kan teckna föreningen. Ordföranden ska se till att alla blir delaktiga i styrelsearbetet och ansvarar för att förbereda och kalla till styrelsesammanträden i samarbete med sekreteraren. Ordföranden är även arkivansvarig.

Vice ordförande

Ska träda in när den ordinarie har förhinder och delta i övrigt styrelsearbete. Till vice ordförande kan endast utses en ordinarie styrelseledamot.

Sekreterare

Besvarar samtliga brev och mejl som kommer till styrelsen. Uppdaterar föreningsinformationen såsom kalendarium och funktionsförteckning, både på anslagstavlorna och på webbplatsen, samt rapporterar adressändringar till Koloniträdgårdsförbundet. Skriver protokoll vid styrelsemöten och vid styrelsens årliga syn. Ansvarar för distribution av protokoll och tar hand om all övrig posthantering. Härutöver planerar sekreteraren tillsammans med ordföranden styrelsemöten och anordnar med kallelse.

Kassör

Väljs vid namn på Årsmötet av medlemmarna. Sköter föreningens ekonomi, såsom bokföring, upprätta årsbokslut, bevakar skattedeklarationerna samt alla nya beslut som fattas av myndigheter och EU, ta in medlems- och arrendeavgifter och ta fram förslag till budget. Kassören håller även i föreningens intresselista och ser till att information och inbetalningskort går ut till dem samt skickar ut brev till visningar. Utöver detta ansvarar kassören även för medlemsregistret.

Ordinarie ledamot i styrelsen

Kan få en roll som t.ex. vice sekreterare eller byggnadskontrollant i styrelsen.

Suppleanter

Ska om möjligt vara med på varje styrelsemöte för att efter mandatperioden kunna gå upp som ordinarie. Även roller som vice sekreterare och studieansvarig kan läggas på suppleanterna.

Revisorer

Ska följa styrelsens arbete och granska föreningens räkenskaper samt se till att allt går rätt till. De ska även ha kontroll på vilka arvoden som ska betalas ut och vid behov föreslå höjning av arvoden.

Revisorssuppleanter

Ska träda in när en ordinarie revisor fått förhinder.

Valberedning

Arbetet bör påbörjas direkt efter årsmötet för att under sommarperioden kunna ta reda på vilka som är intresserade av styrelsearbete och övriga funktioner inom föreningen. Valberedningen kan bjudas in till ett styrelsemöte i slutet av året för att bli informerade om vad det är för personer som behövs, samt därefter tillfråga samtliga. Till sin hjälp finns webbplatsen. Innan årsmötet bör ett förslag presenteras för sittande styrelse.

Byggnadskontrollant

Är den person som ansvarar och kontrollerar att rivning, ombyggnad och ny/tillbyggnader på enskilda kolonistugor inom kolonin görs enligt vårt arrendeavtal. Hjälper kolonisterna vid frågor beträffande byggnationer och rapporterar bygglov m.m. till styrelsen.

Miljö- och studieansvarig

Att föreningen har studier i sin verksamhet är hela styrelsens ansvar eftersom det inom alla områden är viktigt med utveckling och kunskap. Men för att det ska genomföras studieverksamhet i praktiken så måste det finnas någon eller några som arbetar med studierna. Som studieansvarig är man den som ser till att det görs en planering för studieverksamheten och att den organiseras och genomförs och är den som tar fram förslag på hur mycket pengar som behövs för att genomföra utbildning så att föreningen kan äska pengar från SK. Till sin hjälp i arbetet är det bra om man kan bilda en arbetsgrupp eller en studiekommitté med flera personer som kan hjälpas åt med de olika uppgifterna som ska göras.

Miljögruppen driver tillsammans med styrelsen miljöarbetet i föreningen. Målsättningen är att vi ska bli miljödiplomerade.

Stugfogde

Ansvarar för all bokning och utlåning av föreningshuset. Efter varje utlåning ska stugfogden kontrollera att det är städat, att allt finns kvar och att alla fönster är stängda.
Kollar inför varje säsong av att det finns städutrustning och porslin m.m. Kompletterar vid behov, större förbättringar görs efter kontakt med styrelsen.
Informerar om gällande regler vid lån av föreningshuset.
Vid tveksamheter om vem som får använda föreningshuset, vid skadegörelse och andra oförutsedda händelser informera och rådgöra med styrelsen.
Stugfogden bör delta på arbetsdagarna och då hjälpa till med öppnande och stängning av föreningshuset.

Materialförvaltare/arbetssamordnare

Svarar för inköp och leverans till kolonin av material som behövs för skötsel av löpande u

Svarar för inköp och leverans till kolonin av material som behövs för skötsel av löpande underhåll av allmänningarna, toaletthusen, föreningshuset och till föreningens gräsklippare och andra maskiner samt till föreningens släpkärra.
Se till att reparationer/service löpande genomförs. Vid tveksamhet rådgöra med styrelsen inför alla mer kostbara åtgärder.

Uthusansvariga för toaletter och sopor (ansvaret kan delas)

Toaletterna ska städas minst en gång per vecka från toaletterna öppnas tills de stängs för vintern. De ska se till att toalettpapper finns och byta trasiga lampor. Inför vintern ska vintertoaletter finnas öppna och tillgängliga. De ansvarar också för att meddela budningsansvarig när hämtning av torrtoaletter behöver göras.

Sopkärlen ska rengöras och ställas in för vintern (före vattenavstängningen). Hålla området runt uthuset välstädat och klippt hela säsongen.

Områdesansvarig

Som områdesansvarig är det viktigt att du kan, och följer, de regler som finns på området. Områdesansvariga är länken mellan medlemmarna och styrelsen. Områdesansvariga deltar på träffar med styrelsen för att gå igenom vad det är för arbete som behöver utföras samt ser till att medlemmarna inom respektive område får information och känner sig delaktiga i om vad som behöver göras inom området.
När hus i området säljs bör den områdesansvariga vara med för att direkt kunna skapa en god relation. Om detta inte kan ske ska styrelsen informera den områdesansvariga om gjorda försäljningar så att en kontakt kan tas.

Budning

Sophämtning beställs hos Stockholm Vatten i god tid innan säsongen startar. Sophämtningen måste sägas upp en månad innan sista hämtning i oktober

Matavfall hämtas vid respektive toaletthus.

Schema över budning läggs upp under mars månad och skickas till RagnSells totalt 13 till 14 budningar under säsongen, sista budning bör ske i samband med att vattnet stängs av.

Hämtning av våra torrtoaletter beställs av Skogstoan så snart vattnet satts på.

Flaggning

Hissa och hala flaggan på allmänna flaggdagar och se till att flaggan är hel och ren. Övriga dagar ska Förbundsflaggan vara hissad.

Släpansvarig

Lånar ut släpkärran och ser till att den fungerar. Fel och brister ska anmälas till materialförvaltaren.

Vattenansvarig

Sätter på vattnet på våren och stänger av på hösten enligt manual. Ser till att samtliga kranar är stängda innan vattnet sätts på och öppnar alla kranar efter det att vattnet stängts av. Stänger av vattnet till toaletterna och tömmer cisterner samt frysskyddar vattenlåsen.

Webbansvarig

Ansvarar för webbplatsen, genomför alla uppdateringar som styrelsen och övriga funktionärer vill få gjorda. Har ansvar för fortlöpande underhåll och uppdateringar så att webbplatsen hålls levande och intressant för medlemmar och andra intresserade.

Har du frågor kring webbplatsen går det bra att kontakta ansvarig på webb@skrubba.se.